Formation et développement des équipes : un nécessaire équilibre à édifier

Au sein de l’environnement de travail actuel, caractérisé par une évolution rapide des techniques au sens large, le développement professionnel n’est plus un avantage appréciable, mais un "Must Have" selon le modèle de Kano.

Avec des budgets serrés et des bouleversements quasi-continus en termes de main-d’œuvre tels que les licenciements affectant de nombreux secteurs industriels, le développement professionnel et la formation des employés demeurent essentiels. Les individus doivent continuer à améliorer leurs compétences, que les ressources soient abondantes ou non.

Dans cet article, nous explorons les moyens avec lesquels l’on peut aborder les dépenses de formation et de développement (F&D), ainsi que les stratégies permettant aux employés d’obtenir des fonds propres pour leur développement professionnel.

1. Pour les managers : comment la formation et le développement peuvent maintenir la compétitivité des équipes

Dans cette première section, nous développons trois stratégies clés permettant aux gestionnaires d’allouer efficacement des ressources pour l’apprentissage et le développement de leurs collaborateurs, même en période économique difficile. En effet, lorsque les dirigeants comprennent mieux l’importance de tels programmes, ils sont à même de prendre des décisions plus éclairées qui profitent à l’organisation à long terme.

a. Evaluer le risque de réduction des budgets de formation et de développement

Lorsque les budgets sont serrés, la formation et le développement professionnel (F&D) sont souvent parmi les premiers programmes à subir des coupes. Cela se produit fréquemment parce que la formation est perçue comme l’un des premiers éléments à considérer lorsqu’il s’agit de justifier des restrictions budgétaires. Cependant, ces types de mesures de réduction court-termiste des coûts peuvent ne pas constituer une décision stratégique judicieuse. Avoir des employés bien formés est essentiel pour rester compétitif et il est primordial que les dirigeants puissent évaluer les risques que leur organisation prend s’ils décident d’éliminer ou de réduire drastiquement les fonds dédiés à la formation de leurs employés.

Les organisations qui diminuent leurs dépenses de formation et de développement peuvent être à la traîne lorsque l’économie se redresse par rapport à celles qui ont maintenu leurs investissements. Les collaborateurs peuvent ainsi ne plus posséder les compétences essentielles nécessaires au succès de leur entreprise. De plus, investir dans la formation et le développement aide les structures entrepreneuriales à faire plus avec moins de ressources. Le nombre de compétences nécessaires pour un même emploi a augmenté de 10% par an depuis 2017, selon une étude menée par Gartner. Les organisations qui ont continué de prioriser l’amélioration continue des compétences auront des employés à jour sur les savoir et savoir-faire nécessaires pour effectuer le travail, tandis que les structures qui ont considérablement réduit l’apprentissage et le développement auront des difficultés notables à maintenir leur position concurrentielle.

L’enquête annuelle de PwC auprès de dirigeants d’entreprise a révélé que les organisations dotées de programmes de formation et de développement avancés comptaient davantage d’employés hautement engagés et étaient plus efficaces pour attirer et retenir les meilleurs talents. Le top management doit donc garder cela à l’esprit, même en période de ralentissement économique, car la réduction des budgets de formation et de développement peut augmenter le taux d’attrition des collaborateurs talentueux. Investir dans le développement personnel et professionnel des employés devrait être la priorité absolue de toute équipe de direction et pas seulement la seule considération des résultats financiers.

b. Considérer la formation et le développement comme un réel investissement

Les gestionnaires doivent considérer la formation et le perfectionnement comme un investissement plutôt qu’un coût. Réfléchir à la façon dont la montée en compétences peut générer des revenus est fondamentale puisque, par exemple, le développement et la promotion internes peuvent permettre aux organisations d’économiser de l’argent sur le processus de recrutement et l’embauche. Selon diverses analyses dont celles de la Society for Human Resource Management, le coût total moyen de recrutement d’un nouvel employé s’élève à deux voire trois fois le salaire mensuel nominal du poste ciblé ; montant conséquent qui peut être utilisé pour le développement d’un employé au lieu d’embaucher une recrue. En sus des économies générées, l’entreprise est ainsi à même de combler le déficit en compétences qui impacte de nombreuses industries.

Dans un environnement économique tendu, il peut être tentant de réduire à la fois les fonds et le temps alloués à la formation. Cependant, les recherches en la matière menées par divers auteurs tels que Peter Senge, Deborah Ancona, Zeynep Ton et bien d’autres ont mis en lumière une corrélation positive entre les activités de formation et de développement et la performance organisationnelle.

c. Prioriser stratégiquement les compétences à développer

Face aux perturbations économiques, les coupes budgétaires dans tous les départements peuvent être inévitables et on ne prétend pas que les budgets de F&D doivent rester intacts. Cependant, l’on préconise l’affectation de fonds aux priorités stratégiques de formation. La réalité est que certains programmes de perfectionnement peuvent être reportés en attendant la reprise économique. Il peut ainsi être nécessaire de privilégier à court terme les compétences techniques, tels que le management de projet ou la cybersécurité, aux compétences générales comme la gestion du temps. Bien qu’il faille soutenir fortement la formation en compétences non techniques (elles jouent un rôle clé dans chaque entreprise), il ne demeure pas moins naturel que les fonds de F&D soient, en temps de crise, fléchés vers des besoins immédiats de perfectionnement en compétences techniques afin de maintenir la compétitivité des entreprises.

Une parfaite adéquation entre les dépenses de formation et de développement et les KPI de la structure organisationnelle dans laquelle on évolue est de mise.

Amazon reste un excellent exemple qui a opéré de la sorte. En effet, malgré les récents licenciements majeurs, le géant de la vente en ligne continue de former des employés dans des domaines clés grâce à son initiative Upskilling 2025.

Quelles que soient les compétences privilégiées, le maître-mot est de s’assurer d’offrir des possibilités certaines de formation car "les organisations qui n’investissent pas dans le développement de leur personnel travaillent contre elles-mêmes et finissent par trébucher" (Jon Sexton, vice-président principal culture et leadership de Vibrant Credit Union).

2. Pour les employés : des stratégies à même de garantir des opportunités de développement professionnel

Identifier des opportunités de développement professionnel sur son lieu de travail peut être difficile surtout lorsque les budgets sont limités. Au lieu d’attendre passivement que des ateliers et des opportunités de formation se présentent, les employés doivent être proactifs pour convaincre les managers des avantages mutuels d’investissement dans la formation et le développement.

Demander des fonds lorsque les budgets sont réduits au maximum n’est jamais une conversation aisée surtout lorsque la F&D est considérée comme simplement agréable à avoir. Diverses approches sont recommandées pour façonner un échange productif et obtenir un financement en matière de développement professionnel.

a. Aligner ses objectifs avec les besoins de l’entreprise

Pour accroître ses chances d’obtenir des fonds pour le développement professionnel, il est nécessaire de formuler sa demande en démontrant comment une formation préalablement identifiée viendrait soutenir les objectifs de l’équipe à laquelle on appartient. Si l’on est en mesure d’expliquer comment cela pourrait impacter positivement la productivité, la probabilité d’obtenir le soutien (et le financement) du ou des responsables se trouve augmentée.

Prenons le cas d’une personne X. Son employeur dispose déjà d’une équipe de formation interne offrant des heures de perfectionnement à l’attention d’ingénieurs gestionnaires de projet. Ce collaborateur ne pensait donc pas s’inscrire à un cours externe de management de projet axé sur l’examen des compétences. Pour justifier la dépense et le besoin, compte tenu de son poste d’ingénieur chargé des constructions, X a discuté avec son directeur de la façon dont le cours profiterait d’abord à l’entreprise, puis à lui-même. Il a souligné que le programme qu’il entreprendrait permettra à l’entreprise de maintenir son engagement à fournir à temps, dans les délais, les ouvrages en construction grâce à une formation spécifique sur la façon d’éviter les retards et les imperfections à reprendre en cours de réalisation. En démontrant de manière convaincante qu’une formation externe fournirait des compétences essentielles pour aider son entreprise à accomplir sa mission, X est en mesure de convaincre son responsable que la formation est utile.

De même, lorsque Y, trader en devenir au sein d’une structure financière, a demandé à son gestionnaire de payer sa formation pour obtenir son permis d’expert en trading, celui-ci a accepté en raison de la perception positive véhiculée par Y et saisie par le manager comme un « aidez-moi, aidez mon équipe ». Y a, dans ce cas précis, offert son développement professionnel à un moment où l’équipe dont il faisait partie était en difficulté. Bien que son rôle actuel ne soit pas celui d’expert en trading, l’obtention de son certificat lui a permis de venir en aide à son organisation dans un domaine dans lequel elle en avait besoin.

Lors de tout pitch, il est essentiel de demander à son manager comment il aimerait que les connaissances acquises lors de la formation soient partagées. Cela peut impliquer un suivi individuel, le partage de matériel de présentation ou même l’organisation d’ateliers à même de dupliquer la formation suivie. En étant proactif en termes de partage de ce qui a été enseigné, les avantages du développement professionnel en faveur des divers membres d’une équipe donnée s’en trouve renforcés.

b. Happer l’attention du manager

Tel que souvent relevé, de nombreuses organisations ne sont pas aussi ouvertes à l’apprentissage que leur rhétorique le suggère. Alors que les employés peuvent être frustrés par les managers négligeant l’apprentissage ou donnant la priorité à la performance avant toute autre considération, ils peuvent néanmoins contribuer à sensibiliser les managers quant aux avantages que le développement professionnel peut apporter à l’entreprise.

Par exemple, un vice-président d’une grande structure de services industriels était réticent à considérer la formation comme un investissement, craignant que les employés ne demandent une augmentation salariale ou même un départ après la formation. En réalité, cette croyance demeure un mythe et est irrationnelle dans la mesure où le risque de voir des employés quitter l’entreprise par manque d’opportunités internes et de possibilités de croissance personnelle est beaucoup plus prononcé que dans la situation contraire. L’on doit retenir qu’in fine les employés sont des êtres humains qui ressentent le besoin fondamental de se sentir utiles, compétents et qui apprécient grandement les efforts déployés et les arrangements octroyés en vue de répondre positivement à leurs intérêts. Dans ce cadre, les collaborateurs peuvent faire appel à des sources tierces à même d’expliquer l’importance d’une formation ciblée pour la rétention et l’engagement des employés.

En ce sens, les recherches menées par Gallup suggèrent que le développement professionnel reste un facteur majeur pour retenir par exemple les millennials.

Afin de sensibiliser les managers par rapport à l’acte de formation, il est important d’adopter un ton positif et de se rappeler l’éventualité d’une résistance quelconque en cours de route afin de mettre en lumière l’impact du développement professionnel sur la rétention d’employés talentueux. Il faut donc absolument chercher à savoir ce qui pourrait faire dire « oui » à un responsable. En comprenant les préoccupations des entreprises, les collaborateurs seront ainsi mieux équipés pour surmonter les divers obstacles potentiels. Poser de simples questions comme "Qu’est-ce qui vous aiderait à dire oui ?" ou "Craindriez-vous que notre concurrent envoie des employés à cette formation ?" pourrait encourager les gestionnaires à considérer les avantages potentiels des formations.

Trois points de communication sont essentiels lorsqu’il s’agit d’engager un responsable dans un acte d’apprentissage et de développement qui profiterait à terme à toute une équipe. Tout d’abord, il faut communiquer clairement sur la formation recherchée et obtenir préalablement la permission d’assister audit programme. Deuxièmement, il faut garder le contact avec le manager pendant la formation, en exprimant son enthousiasme et gratitude. Par exemple, il serait bon d’envoyer au responsable une brève mise à jour sur le déroulement de la formation et les premières idées à rapporter à l’équipe. Enfin, une fois la formation achevée, il est nécessaire de reconnaître le soutien du superviseur lorsqu’il sera question de partager ses nouvelles connaissances avec l’équipe. En montrant son enthousiasme, des collègues souhaitant également se perfectionner professionnellement seront indubitablement inspirés.

c. Montrer son engagement à apprendre

Lorsque l’on soumet une demande de développement professionnel, il faut envisager plusieurs scenarii, allant d’un financement entièrement à la charge de l’entreprise à un financement partiel. Démontrer son engagement à acquérir de nouvelles compétences, même si cela signifie d’investir son propre argent, peut rendre une sollicitation plus convaincante.

Un engagement peut aussi être mis en exergue en explorant des opportunités à moindre coût ou gratuites avant de poursuivre d’autres variantes plus onéreuses. Un moyen efficace de le faire est de détailler ce que l’on a appris jusqu’à présent grâce aux options sans frais pour l’employeur tout en explicitant les compétences et/ou connaissances encore à acquérir moyennant une formation supplémentaire financée.

Ce processus de négociation permet de :

(1) adopter une approche basée sur les intérêts mutuels "employés-employeurs",

(2) aider les responsables à surmonter leurs barrières psychologiques,

(3) établir la confiance et (4) de réduire la perception du risque.

En conclusion, donner la priorité à l’apprentissage et au développement est essentiel pour les managers et les employés afin d’inscrire leur organisation sur le chemin d’un succès durable et conserver un avantage concurrentiel. Même en période d’incertitude économique, des investissements stratégiques dans la formation et le développement peuvent stimuler l’engagement des employés, combler des lacunes en matière de compétences et stimuler la croissance. En reconnaissant la valeur du perfectionnement professionnel et en adoptant une approche collaborative, les dirigeants et les employés peuvent créer une culture d’apprentissage favorisant la réussite individuelle et organisationnelle.