Nouveau: Tout ce qu’il faut savoir sur la certification des copies de documents par les administrations

Sont concernées toutes les administrations relevant de l’Etat et les établissements publics sous sa tutelle, produisant des documents officiels. Les collectivités territoriales, les autorités judiciaires et consulaires garderont cette mission qui leur était déjà dévolue.

Lundi 18 décembre, le chef du gouvernement a adressé une circulaire au départements concernés, les incitant à mobiliser les ressources humaines et matérielles nécessaires pour activer cette nouvelle procédure qui entre en vigueur le 2 janvier prochain.

"A partir du 2 janvier, les administrations pourront certifier la conformité des copies de documents officiels", nous indique une source bien informée.

La nouvelle circulaire prévoit:

- La certification immédiate et gratuite des documents demandés par l'administration en question;

- La publication d'une liste des documents pouvant faire l'objet de certification;

- La désignation des agents chargés de la certification par le chef de l'administration ou son délégué, parmi les fonctionnaires en contact direct avec les citoyens dans le service concerné;

- L'apposition de cachet mentionnant le nom de l'agent, sa fonction, le nom du service dont il relève et la date de certification;

- Avant de certifier les copies, l'agent devra vérifier l'authenticité du contenu des copies et des documents originaux;

- La mise en place de registre et archive des certifications;

- L'interdication à l'administration de demander aux usagers des copies certifiées conformes aux originaux, sauf si ces copies sont indispensables à l’obtention d’une prestation de cette même administration;

-Les administrations concernées ne pourront certifier que les documents s’inscrivant dans le cadre de leurs propres procédures.

Pour la légalisation des signatures, une autre circulaire du chef du gouvernement est attendue. Les dispositions de ce texte entreront en vigueur le premier jour du troisième mois suivant sa publication au Bulletin officiel.